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[推薦]會(huì)議的第一殺手-廈門獵頭網(wǎng)

(作者: www.egrrc.com 來源:美域高獵頭  采編:精英  更新時(shí)間:2011/9/26 11:33:13 共有1213人次瀏覽)

 “簡直糟透了。不僅我覺得無聊,其他人也都覺得無聊。誰都提不起興致。我很不善于組織這種會(huì)議。但是這些會(huì)議又很重要。我必須做得更好。我得找出一個(gè)更好的辦法!

  大約7年前,我在日志中寫下上面這段話。我還記得那次會(huì)議,就是它最終讓我改變了組織會(huì)議的方式。大約10個(gè)人參加了那次為期兩天的會(huì)議——包括CEO和他的直接下屬。為了不被打擾,我們選擇了在酒店開會(huì)。會(huì)議的目的是討論并決定下一年的計(jì)劃。這是一次外出戰(zhàn)略會(huì)議。

  我為那次會(huì)議做了細(xì)致的準(zhǔn)備。我跟團(tuán)隊(duì)里的每個(gè)人單獨(dú)面談,了解他們對(duì)公司戰(zhàn)略的想法,以及成功實(shí)施戰(zhàn)略可能碰到的阻力。根據(jù)他們的想法,我設(shè)計(jì)了兩天的會(huì)議流程,并讓每個(gè)人準(zhǔn)備了PowerPoint幻燈片,陳述各自領(lǐng)域的戰(zhàn)略。

  結(jié)果呢?當(dāng)每個(gè)人站起來陳述各自戰(zhàn)略時(shí),其他人要么走神,要么挑刺兒。

  多數(shù)幻燈片陳述都會(huì)招致這兩種反應(yīng),因?yàn)槎鄶?shù)幻燈片都做得很漂亮,內(nèi)容也很完整,它們?cè)谠O(shè)計(jì)上就是為了讓聽眾滿意,向聽眾證明陳述者知道自己在說些什么。聽眾走神是因?yàn)椴恍枰麄冏鍪裁;聽眾挑刺兒是因(yàn)椋绻蛔呱,那么?dāng)有人想證明自己的陳述天衣無縫時(shí),挑刺兒就是聽眾可做的最有意思的事。

  于是,在此后的7年里,我在外出會(huì)議的設(shè)計(jì)上,做了很多嘗試:開展團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng);會(huì)議期間我一直待在房間前頭;會(huì)議中我一點(diǎn)都不參與;我傳授一些必要的會(huì)議技能,如溝通、團(tuán)隊(duì)互動(dòng)等;我讓CEO主持會(huì)議;完全不讓CEO參與會(huì)議;還有其他數(shù)十種方法。

  漸漸地,我找到了影響會(huì)議成敗的最重要因素:PowerPoint幻燈片。最有成效的會(huì)議都不采用幻燈片。

  幻燈片陳述不可避免地會(huì)淪為獨(dú)白。它關(guān)注的是答案,每個(gè)人都面對(duì)著屏幕。但是會(huì)議應(yīng)該是有對(duì)話的。會(huì)議的重點(diǎn)是問題,而不是答案,與會(huì)者應(yīng)該面對(duì)面。我知道這聽起來有點(diǎn)夸張,但我發(fā)現(xiàn)連投影儀的嗡嗡聲都會(huì)影響談話。

  開會(huì)的成本是很高的,因?yàn)槟惆岩恍└咝秸咄瑫r(shí)聚到了一個(gè)房間里。因此,會(huì)議應(yīng)該用來深入討論問題,而不是相互通報(bào)進(jìn)展。

  試試這樣做:不要讓高管們?nèi)?zhǔn)備清晰的、深思熟慮的(通常也是乏味的)幻燈片來陳述各自的業(yè)務(wù),而是讓他們?nèi)ブ鞒址钦綍?huì)議,討論同事的業(yè)務(wù),并使用活動(dòng)掛圖來收集重要想法,得出結(jié)論,決定行動(dòng)方案(包括執(zhí)行人和時(shí)間安排)。

  在會(huì)前,給每個(gè)高管分配一個(gè)其職責(zé)豎井之外的問題。生產(chǎn)方面的問題,可以分配給銷售主管;營銷方面的問題,可以分配給運(yùn)營主管。高管的任務(wù)是調(diào)查這個(gè)問題,并準(zhǔn)備一些想法和解決方案,以供討論。

  這樣做,可以打破人們的職責(zé)豎井(我在“解決組織中的外餡三明治問題”一文中談到了這個(gè)挑戰(zhàn)),表明大家共同擁有這家公司,同時(shí)不會(huì)讓人們對(duì)自己的業(yè)務(wù)過于感到自豪或過于維護(hù)。換句話說,它會(huì)讓會(huì)議更加真實(shí)。

  在會(huì)議結(jié)束前,留出至少一兩個(gè)小時(shí),制定溝通計(jì)劃來傳達(dá)做出的決定。讓我感到有點(diǎn)驚訝的是,在決定該傳達(dá)哪些內(nèi)容時(shí),總會(huì)出現(xiàn)那么多的前后不一致和意見分歧。

  當(dāng)然,會(huì)議的成功還取決于其他很多因素。但是不使用幻燈片這條原則影響****,因?yàn)樗馨雅c會(huì)者的精力都集中到解決問題上。

  我在主持外出會(huì)議時(shí),總會(huì)有點(diǎn)緊張,因?yàn)槿绻麜?huì)議進(jìn)展順利,它就無法預(yù)測(cè)。想法、見解和解決方案不斷涌現(xiàn),但如果沒有現(xiàn)場(chǎng)與會(huì)者的參與,這些是不可能出現(xiàn)的。爭論隨時(shí)可能出現(xiàn)。不過,讓外出會(huì)議無法預(yù)測(cè)的因素也正是讓它激動(dòng)人心和有價(jià)值的原因。

  上周,我花了兩天時(shí)間,為一家大型科技公司的CEO和領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)主持了一次外出戰(zhàn)略會(huì)議。該公司增長快速,出現(xiàn)了一些良性的、但也很現(xiàn)實(shí)的問題。每個(gè)高管都就同事業(yè)務(wù)中的某個(gè)問題支持了一場(chǎng)對(duì)話。每場(chǎng)對(duì)話最后都形成了一個(gè)意見一致的行動(dòng)方案(包括執(zhí)行人和時(shí)間安排)。所有這些都是在沒有投影儀的嗡嗡聲中完成的。

  會(huì)議最后兩小時(shí)討論了如何向公司其他人傳達(dá)我們的決定。會(huì)后,一向認(rèn)為開會(huì)是浪費(fèi)時(shí)間的首席財(cái)務(wù)官轉(zhuǎn)向我說:“這兩天的會(huì)還真有用!

  這話從他嘴里說出來,那真是太難得了。

 
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