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“簡直糟透了。不僅我覺得無聊，其他人也都覺得無聊。誰都提不起興致。我很不善于組織這種會(huì)議。但是這些會(huì)議又很重要。我必須做得更好。我得找出一個(gè)更好的辦法�！�
大約7年前，我在日志中寫下上面這段話。我還記得那次會(huì)議，就是它最終讓我改變了組織會(huì)議的方式。大約10個(gè)人參加了那次為期兩天的會(huì)議——包括CEO和他的直接下屬。為了不被打擾，我們選擇了在酒店開會(huì)。會(huì)議的目的是討論并決定下一年的計(jì)劃。這是一次外出戰(zhàn)略會(huì)議。
我為那次會(huì)議做了細(xì)致的準(zhǔn)備。我跟團(tuán)隊(duì)里的每個(gè)人單獨(dú)面談，了解他們對(duì)公司戰(zhàn)略的想法，以及成功實(shí)施戰(zhàn)略可能碰到的阻力。根據(jù)他們的想法，我設(shè)計(jì)了兩天的會(huì)議流程，并讓每個(gè)人準(zhǔn)備了PowerPoint幻燈片，陳述各自領(lǐng)域的戰(zhàn)略。
結(jié)果呢？當(dāng)每個(gè)人站起來陳述各自戰(zhàn)略時(shí)，其他人要么走神，要么挑刺兒。
多數(shù)幻燈片陳述都會(huì)招致這兩種反應(yīng)，因?yàn)槎鄶?shù)幻燈片都做得很漂亮，內(nèi)容也很完整，它們?cè)谠O(shè)計(jì)上就是為了讓聽眾滿意，向聽眾證明陳述者知道自己在說些什么。聽眾走神是因?yàn)椴恍枰麄冏鍪裁�；聽眾挑刺兒是因�(yàn)椋绻蛔呱�，那么�?dāng)有人想證明自己的陳述天衣無縫時(shí)，挑刺兒就是聽眾可做的最有意思的事。
于是，在此后的7年里，我在外出會(huì)議的設(shè)計(jì)上，做了很多嘗試：開展團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)；會(huì)議期間我一直待在房間前頭；會(huì)議中我一點(diǎn)都不參與；我傳授一些必要的會(huì)議技能，如溝通、團(tuán)隊(duì)互動(dòng)等；我讓CEO主持會(huì)議；完全不讓CEO參與會(huì)議；還有其他數(shù)十種方法。
漸漸地，我找到了影響會(huì)議成敗的最重要因素：PowerPoint幻燈片。最有成效的會(huì)議都不采用幻燈片。
幻燈片陳述不可避免地會(huì)淪為獨(dú)白。它關(guān)注的是答案，每個(gè)人都面對(duì)著屏幕。但是會(huì)議應(yīng)該是有對(duì)話的。會(huì)議的重點(diǎn)是問題，而不是答案，與會(huì)者應(yīng)該面對(duì)面。我知道這聽起來有點(diǎn)夸張，但我發(fā)現(xiàn)連投影儀的嗡嗡聲都會(huì)影響談話。
開會(huì)的成本是很高的，因?yàn)槟惆岩恍└咝秸咄瑫r(shí)聚到了一個(gè)房間里。因此，會(huì)議應(yīng)該用來深入討論問題，而不是相互通報(bào)進(jìn)展。
試試這樣做：不要讓高管們?nèi)?zhǔn)備清晰的、深思熟慮的（通常也是乏味的）幻燈片來陳述各自的業(yè)務(wù)，而是讓他們?nèi)ブ鞒址钦綍?huì)議，討論同事的業(yè)務(wù)，并使用活動(dòng)掛圖來收集重要想法，得出結(jié)論，決定行動(dòng)方案（包括執(zhí)行人和時(shí)間安排）。
在會(huì)前，給每個(gè)高管分配一個(gè)其職責(zé)豎井之外的問題。生產(chǎn)方面的問題，可以分配給銷售主管；營銷方面的問題，可以分配給運(yùn)營主管。高管的任務(wù)是調(diào)查這個(gè)問題，并準(zhǔn)備一些想法和解決方案，以供討論。
這樣做，可以打破人們的職責(zé)豎井（我在“解決組織中的外餡三明治問題”一文中談到了這個(gè)挑戰(zhàn)），表明大家共同擁有這家公司，同時(shí)不會(huì)讓人們對(duì)自己的業(yè)務(wù)過于感到自豪或過于維護(hù)。換句話說，它會(huì)讓會(huì)議更加真實(shí)。
在會(huì)議結(jié)束前，留出至少一兩個(gè)小時(shí)，制定溝通計(jì)劃來傳達(dá)做出的決定。讓我感到有點(diǎn)驚訝的是，在決定該傳達(dá)哪些內(nèi)容時(shí)，總會(huì)出現(xiàn)那么多的前后不一致和意見分歧。
當(dāng)然，會(huì)議的成功還取決于其他很多因素。但是不使用幻燈片這條原則影響****，因?yàn)樗馨雅c會(huì)者的精力都集中到解決問題上。
我在主持外出會(huì)議時(shí)，總會(huì)有點(diǎn)緊張，因?yàn)槿绻麜?huì)議進(jìn)展順利，它就無法預(yù)測(cè)。想法、見解和解決方案不斷涌現(xiàn)，但如果沒有現(xiàn)場(chǎng)與會(huì)者的參與，這些是不可能出現(xiàn)的。爭論隨時(shí)可能出現(xiàn)。不過，讓外出會(huì)議無法預(yù)測(cè)的因素也正是讓它激動(dòng)人心和有價(jià)值的原因。
上周，我花了兩天時(shí)間，為一家大型科技公司的CEO和領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)主持了一次外出戰(zhàn)略會(huì)議。該公司增長快速，出現(xiàn)了一些良性的、但也很現(xiàn)實(shí)的問題。每個(gè)高管都就同事業(yè)務(wù)中的某個(gè)問題支持了一場(chǎng)對(duì)話。每場(chǎng)對(duì)話最后都形成了一個(gè)意見一致的行動(dòng)方案（包括執(zhí)行人和時(shí)間安排）。所有這些都是在沒有投影儀的嗡嗡聲中完成的。
會(huì)議最后兩小時(shí)討論了如何向公司其他人傳達(dá)我們的決定。會(huì)后，一向認(rèn)為開會(huì)是浪費(fèi)時(shí)間的首席財(cái)務(wù)官轉(zhuǎn)向我說：“這兩天的會(huì)還真有用�！�
這話從他嘴里說出來，那真是太難得了。 | 
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