你上一次給好友發(fā)電子郵件是什么時(shí)候？即時(shí)通訊工具、社交網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)在個(gè)人通訊領(lǐng)域大范圍取代了電子郵件。曾在蘋(píng)果公司工作過(guò)20年的蘋(píng)果前銷(xiāo)售主管、現(xiàn)任國(guó)外知名科技網(wǎng)站ReadWrite編輯大衛(wèi)-索伯塔(David Sobotta)日前撰文對(duì)電子郵件在工作領(lǐng)域之外的現(xiàn)狀進(jìn)行了一番剖析。在他看來(lái)，雖然目前市面上擁有著無(wú)數(shù)的文件分享、協(xié)同工作應(yīng)用，但使用純文本電子郵件形式進(jìn)行溝通仍然是最容易令人接受、穩(wěn)定的溝通方式。
風(fēng)光不再
在2012年哈佛大學(xué)舉辦的一次名為“電子郵件未死，只是在不斷進(jìn)化”（E-Mail: Not Dead, Evolving）的商業(yè)研討會(huì)上，與會(huì)人員發(fā)現(xiàn)電子郵件的最基本的“成為人與人之間溝通平臺(tái)”的屬性已經(jīng)被不斷削弱，這一屬性甚至已經(jīng)不再是人們使用電子郵件的最主要?jiǎng)訖C(jī)。
我自1982年以來(lái)就一直在科技界打拼，甚至曾經(jīng)成為了一家電子郵件公司的副總裁。就我個(gè)人的工作而言，我對(duì)于電子郵件服務(wù)十分依賴(lài)，但我同時(shí)也意識(shí)到了電子郵件對(duì)于我個(gè)人生活重要性的逐漸變化。比如，我和我的好友斯蒂芬現(xiàn)在最主要的溝通方式是Twitter，此前經(jīng)常同我保持電子郵件聯(lián)系的朋友現(xiàn)在也開(kāi)始主要通過(guò)Facebook和我聯(lián)系，因?yàn)樗麄兌技僭O(shè)我已經(jīng)不再經(jīng)常查看我的電子郵箱了。與此同時(shí)，我的家人也開(kāi)始通過(guò)智能手機(jī)和平板電腦的短信和即時(shí)聊天應(yīng)用同我保持聯(lián)系。
顯而易見(jiàn)的是，電子郵件對(duì)于我個(gè)人生活影響的變化恐怕也是許多人所正在經(jīng)歷的變化。就這一情況來(lái)看，電子郵件的黃金時(shí)代似乎已經(jīng)一去不復(fù)返了。然而，對(duì)于企業(yè)公司用戶(hù)來(lái)說(shuō)，電子郵件的重要性仍然無(wú)可比擬。有數(shù)據(jù)顯示，48%的消費(fèi)者更喜歡通過(guò)電子郵件的形式同自己心儀的品牌展開(kāi)溝通。
大約在6個(gè)月前，我被選舉成為當(dāng)?shù)貥I(yè)主協(xié)會(huì)的董事。之后，該業(yè)主協(xié)會(huì)的主席決定今后協(xié)會(huì)內(nèi)部的溝通全部通過(guò)電子的方式進(jìn)行。事實(shí)上，我被成功選舉成為業(yè)主協(xié)會(huì)董事也主要是因?yàn)槲姨岢珜?duì)業(yè)主協(xié)會(huì)和業(yè)主之間的溝通方式進(jìn)行改變，并提出了建立一個(gè)在線日歷和電子郵件系統(tǒng)的想法。因此，這件事情也讓我對(duì)電子郵件在工作之外的重要性有了一個(gè)全新的認(rèn)識(shí)，那就是“雖然該系統(tǒng)可能已經(jīng)沒(méi)有像從前那般的活力，但顯然還沒(méi)有到達(dá)所謂的‘電子郵件已死’的階段”。
對(duì)于在科技領(lǐng)域工作的人們來(lái)說(shuō)，我們的工作性質(zhì)要求我們幾乎每天都會(huì)同他人分享文件。在我現(xiàn)在的公司W(wǎng)ideOpen Networks，我們每天都會(huì)使用諸如Skype、Dropbox和Highrise這些平臺(tái)分享文檔資料。而在我撰寫(xiě)文章的時(shí)候，我也通常會(huì)使用谷歌(微博)文檔進(jìn)行編輯，然后通過(guò)附件的形式使用協(xié)同工作軟件Trello進(jìn)行修改。平心而論，對(duì)于深諳科技發(fā)展之道的人士來(lái)說(shuō)，這樣的工作方法無(wú)疑是高效、便捷的。
但是，這樣復(fù)雜的溝通形式對(duì)于年齡較大，或者“科技小白”來(lái)說(shuō)或許并不合適。
電郵“附件”之殤
比如，我有時(shí)會(huì)需要給業(yè)主協(xié)會(huì)中一些的長(zhǎng)者分享文件，在這樣的情況下我通常更喜歡通過(guò)分享文檔鏈接（甚至在郵件中附上資料原文）的形式進(jìn)行溝通。但即便是這樣，我依然收到了不少抱怨，因?yàn)樗麄冎械挠行┤松踔帘硎緹o(wú)法打開(kāi)這類(lèi)文件（當(dāng)然，這也令我感到百思不得其解）。
在經(jīng)過(guò)一番研究后我發(fā)現(xiàn)，之所以出現(xiàn)這樣的情況主要是因?yàn)樗麄冎械拇蟛糠秩硕际请娮余]件的重度使用者，并會(huì)通過(guò)諸如平板電腦、智能手機(jī)等各種終端來(lái)查閱自己的電子郵件，但并非每種終端都能夠支持我所發(fā)送的文檔鏈接形式。
在最近的一次業(yè)主會(huì)議上，由于我們的秘書(shū)安妮要送自己的兒子就醫(yī)，我就臨時(shí)擔(dān)任起了會(huì)議記錄員的工作。在會(huì)議結(jié)束的當(dāng)天晚上，我便使用谷歌文檔整理出了此次會(huì)議紀(jì)要，并將這一文檔保存為Word Docs文件的形式發(fā)送給安妮進(jìn)行修改。
幾天后，安妮給我發(fā)來(lái)了修改后的會(huì)議紀(jì)要，但我發(fā)現(xiàn)該文檔的后綴被刪除了，只有我在手動(dòng)添加“.Rtf”的字樣后才能被正常打開(kāi)，而且這一文件還無(wú)法同Nisus Writer Express或者Page 5這些軟件兼容。
為了保險(xiǎn)起見(jiàn)，我在將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給其他業(yè)主協(xié)會(huì)董事的同時(shí)還打印了一份紙質(zhì)版，并親自給他們送了過(guò)去。其中有一位董事跟我說(shuō)，他依舊無(wú)法在自己的Android平板電腦和智能手機(jī)中打開(kāi)會(huì)議紀(jì)要郵件中的附件。在研究了一段時(shí)間后，我給他的手機(jī)安裝了一款名為“OfficeSuite”的免費(fèi)應(yīng)用，直到這時(shí)他才能夠順利的打開(kāi)附件。但事實(shí)上，移動(dòng)設(shè)備中的應(yīng)用依舊有可能在下次收到附件文件的時(shí)候自動(dòng)刪除后綴而導(dǎo)致無(wú)法打開(kāi)文件。
因此，在下次需要同朋友或者社區(qū)鄰里、業(yè)主協(xié)會(huì)進(jìn)行溝通的時(shí)候請(qǐng)盡可能避免使用電郵附件，你需要做的就是僅僅將內(nèi)容復(fù)制到郵件正文區(qū)域，因?yàn)槟阌肋h(yuǎn)無(wú)法確保所有人都能夠像你一樣熟練的使用Dropbox、Google Drive這些軟件。
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