在這個(gè)不用一秒就能搜索整個(gè)因特網(wǎng)的時(shí)代，對(duì)于公司內(nèi)信息檢索的速度和靈活性的期望大為提高。但現(xiàn)實(shí)是，組織內(nèi)部數(shù)據(jù)的存取遠(yuǎn)不如因特網(wǎng)搜索的速度快�！盀槭裁次也荒芟褚蛱鼐W(wǎng)搜索那樣迅速獲得公司的銷售信息？”這是人們經(jīng)常抱怨的問題。因此，許多組織開始努力提高數(shù)據(jù)和分析結(jié)果的傳遞速度，尤其是在需要進(jìn)行決策的情況下。但在重要信息到達(dá)文本框、辦公桌和人腦的速度方面，鮮有組織能達(dá)到****狀態(tài)。
信息格式不夠靈活是另一個(gè)普遍問題。盡管標(biāo)準(zhǔn)格式的報(bào)表仍有利用價(jià)值，但隨著公司內(nèi)信息數(shù)量的增長(zhǎng)，在需求到來之前預(yù)測(cè)所有的信息期望和傳遞頻率正變得越來越困難。咨詢公司在對(duì)信息消費(fèi)的研究中發(fā)現(xiàn)，超過一半的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表已經(jīng)沒有人使用了。不靈活的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表不僅意味著紙張的浪費(fèi)，還意味著另一個(gè)更重要的資源濫用—管理層的注意力。
信息緩慢、格式不靈活，這些不是小麻煩，而是大問題。例如，如果組織不能立即發(fā)現(xiàn)某個(gè)產(chǎn)品或地理區(qū)域的銷售額降低了，就不能迅速處理這個(gè)問題。如果他們不知道生產(chǎn)質(zhì)量有問題，就不會(huì)整修生產(chǎn)線。
一些組織能相對(duì)快速而靈活地向高管們傳遞某些數(shù)據(jù)，而這可能需要相關(guān)人員付出大量精力去獲得和拿捏信息。我們采訪的CEO中，有幾位在要求下屬向他們提供信息時(shí)非常謹(jǐn)慎，因?yàn)樗麄冎肋@個(gè)舉動(dòng)將觸發(fā)一系列活動(dòng)。
確定需要實(shí)時(shí)傳遞的信息
人類消化信息的能力是有限的，這種消化影響了信息管理的周期時(shí)間。高管們經(jīng)常想要信息“跑”得更快，卻并不考慮自己在減慢決策周期時(shí)間的過程中扮演的角色。著名社會(huì)科學(xué)家馬奇（James March）在一個(gè)研究中發(fā)現(xiàn)，高管們要求下屬向他們提供的信息往往大大超過他們?cè)趯?shí)際決策中用到的。這意味著，高管們?cè)诜治鲂枰嚅L(zhǎng)時(shí)間獲得決策所需的信息時(shí)，應(yīng)該把自己的思考時(shí)間也考慮進(jìn)去。
由于這些障礙的存在，讓所有的信息都能即時(shí)傳遞就變得非常不可能。然而，有些信息的確可以加速。因此，高管們應(yīng)確定他們需要哪些信息得到更快速、更靈活的傳遞，并確定相應(yīng)的時(shí)間框架。即使能夠毫不費(fèi)力并實(shí)時(shí)地獲得信息，消化這些信息也將花費(fèi)一定的時(shí)間和精力。
現(xiàn)在盛行以事實(shí)為依據(jù)做出決策，所需的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)非常廣泛，而顯示和分析這些數(shù)據(jù)的技術(shù)已得到了極大提高。在許多情況下，這些技術(shù)的最終結(jié)果是讓高管能自己做查詢和分析，而且只要等待一兩秒就能得到結(jié)果。因此，對(duì)于信息傳遞，要用一個(gè)全新的角度去看待，用一個(gè)全新的流程去完成。經(jīng)理人要求獲得信息，這一事實(shí)本身就使信息的消費(fèi)變得更加可能；信息是拉動(dòng)而來，而不是推動(dòng)而來。不過，信息提供的基礎(chǔ)流程也必須得到改進(jìn)。
人類和組織傳遞信息的能力也在進(jìn)步，但速度較慢。用于支持決策的信息傳遞一直是一項(xiàng)“手藝活”，但需要走向工業(yè)化—擁有標(biāo)準(zhǔn)的流程和對(duì)周期時(shí)間和質(zhì)量的衡量。走向工業(yè)化的第一步經(jīng)常是組織邁出的。例如，許多公司在內(nèi)部建立了小組來支持商業(yè)情報(bào)活動(dòng)（即商業(yè)情報(bào)能力中心，BICC）。其他組織，如寶潔，其IT部門的主要目的被重新定向?yàn)闉闆Q策提供信息和分析。寶潔的IT組織現(xiàn)在更名為信息和決策解決方案中心（Information and Decision Solutions），正在為提高企業(yè)在特定領(lǐng)域內(nèi)的信息速度而努力。思科明確并重新設(shè)計(jì)了信息傳遞和分析的流程，該流程包括數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和報(bào)告。這極大地降低了決策所需的時(shí)間。
雖然“實(shí)時(shí)”傳遞所有信息的階段尚未到來，但我們已經(jīng)能夠用這個(gè)速度提供某些信息。然而，以更高的頻率傳遞信息將需要大量的資源。因此，確定具體哪些信息需要快速傳遞非常重要。
確定哪些是重要信息
許多組織有一些取決于企業(yè)模式或行業(yè)的關(guān)鍵信息形式。其業(yè)務(wù)的運(yùn)營(yíng)性質(zhì)決定了某個(gè)實(shí)體的相關(guān)信息要盡快傳達(dá)。對(duì)零售商來說，這可能是倉(cāng)庫(kù)存貨；對(duì)于在線公司，是點(diǎn)擊率和轉(zhuǎn)化次數(shù)；對(duì)面向設(shè)計(jì)的企業(yè)，是新產(chǎn)品開發(fā)途徑。例如，在一個(gè)服裝零售連鎖組織，最關(guān)鍵的信息類型是店鋪的庫(kù)存水平。這個(gè)數(shù)字推動(dòng)了各種對(duì)績(jī)效和決策起決定性作用的其他因素，包括避免缺貨，判斷是否需要促銷和重新定價(jià)，以及訂貨趨勢(shì)。然而，由于庫(kù)存的分散性和持續(xù)變化性，很難得到快速準(zhǔn)確的信息。這家公司數(shù)年來致力于獲得正確的信息以及方便地提供給經(jīng)理人使用。
在主營(yíng)在線業(yè)務(wù)的公司，比如我們采訪的一個(gè)在線禮品公司，總的周期時(shí)間比許多其他企業(yè)要快得多，而客戶的在線行為是最關(guān)鍵的信息類型。絕對(duì)造訪人次、花在頁(yè)面上的時(shí)間、點(diǎn)擊率、轉(zhuǎn)換次數(shù)和廢棄訂單都是關(guān)鍵的信息項(xiàng)。這些信息需要快速傳遞到相關(guān)決策人手中，因?yàn)樗鼈兡芨嬖V管理者們?cè)诰W(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)、促銷、價(jià)格和技術(shù)功能的變化將帶來什么影響。以前，客戶行為的相關(guān)信息如果能每天傳遞就算高速了，但現(xiàn)在對(duì)這個(gè)信息的期望是每小時(shí)甚至更頻繁地傳遞。
信息的重要性還依據(jù)組織是在經(jīng)歷危機(jī)還是在正常運(yùn)營(yíng)中而有所不同。總的來說，在危機(jī)狀態(tài)下，信息的快速傳遞比在日常運(yùn)營(yíng)中被賦予更高的重要性。在危機(jī)中，最重要的信息類型包括現(xiàn)金流、風(fēng)險(xiǎn)、預(yù)算和情景模擬。在正常運(yùn)營(yíng)環(huán)境下，最重要的信息類型是質(zhì)量、員工滿意度和員工績(jī)效/生產(chǎn)能力。
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