一個(gè)公司里要處理的事情可以分為兩類：一類是重復(fù)的，我們要日復(fù)一日認(rèn)真地做。例如銷售人員給客戶打電話，客服人員為客戶提供幫助，管理者做招聘，對(duì)下屬做業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)，給下屬做培訓(xùn)等。另一類是一次性的，例如給銷售人員定制度，改變銷售流程，給銷售人員重新劃分區(qū)域，給客服人員定原則和標(biāo)準(zhǔn)，推出新產(chǎn)品，設(shè)計(jì)公司的技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)入員工晉升體系等。
很多時(shí)候要做的事情雖然是重復(fù)的，但重復(fù)的周期長(zhǎng)過(guò)一年，以至于我們感覺(jué)它是一次性的，例如每年年底要做的預(yù)算，我們也可以把它歸到第二類里。
第一類事情通常屬于我說(shuō)的“管”的領(lǐng)域，第二類通常屬于“理”的范圍。大部分公司第一類事情做得比較好，因?yàn)檫@些事情都是眼前的事情，看得見摸得著，如果不做或做不好，結(jié)果馬上就顯現(xiàn)出來(lái)，逼迫管理者做出反應(yīng)。大部分公司第二類事情做得不好，因?yàn)檫@些事情很模糊，不好定義，也沒(méi)有時(shí)間壓力，做與不做短期內(nèi)影響都不大，因而很容易被忽略�；蛘咚m然被注意到，但日常工作一多起來(lái)，就被大量的瑣事給淹沒(méi)了。
但問(wèn)題是管理者不把第二類事情做好，自己就不得不投入越來(lái)越多的精力去“管”第一類事情，時(shí)間久了，規(guī)模大了，自己的部門就變得無(wú)法管理。所以管理的關(guān)鍵在于“理”，在于梳理好大的事情，如方向、模式、產(chǎn)品、組織、人員、流程，在于造出好的系統(tǒng)，讓在這個(gè)系統(tǒng)中的人即使管理者不在場(chǎng)也無(wú)法做出太差勁的結(jié)果。這正如一位管理大師所說(shuō)，我們需要的管理者不是“報(bào)鐘人”，而是“造鐘人”。
如何才能把管理的“理”做好？
一是認(rèn)識(shí)到“理”比“管”重要，二是管理好自己領(lǐng)域里的第二類事情，也就是那些需要“理”的事情。而管理好第二類事情的關(guān)鍵是做好項(xiàng)目管理，因?yàn)槟切┛床灰娒恢氖虑橹挥斜荒闱逦刈鳛轫?xiàng)目定義出來(lái)，才能被真正地做好。
項(xiàng)目管理能力并不是技術(shù)管理人員的專利，而是每一個(gè)管理者都要具備的基本功。要做好管理類的項(xiàng)目管理并不難，我們只需要把握好以下五件事情：
1. 清晰地定義要做的事情；
2. 明確項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人；
3. 明確給出項(xiàng)目結(jié)束時(shí)間；
4. 明確項(xiàng)目的里程碑，即什么時(shí)間有什么階段性的成果；
5. 定期（例如每周）討論項(xiàng)目進(jìn)展，直到項(xiàng)目完成。
做什么？誰(shuí)負(fù)責(zé)？什么時(shí)間完成？這是項(xiàng)目管理的關(guān)鍵問(wèn)題。抓住了這幾條，項(xiàng)目的成功就可以期待。而對(duì)管理者個(gè)人成長(zhǎng)來(lái)說(shuō)，做一個(gè)重要項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人絕對(duì)是一個(gè)表現(xiàn)自己能力最好的機(jī)會(huì)。有經(jīng)驗(yàn)的管理者也會(huì)不斷定義出合適的項(xiàng)目放手給自己的下屬去做，以便檢驗(yàn)下屬的能力和發(fā)現(xiàn)下屬的潛力。
尊敬的管理者：不要沉醉于做好日常管理的喜悅之中，或者陷入與日常管理問(wèn)題搏斗的泥潭。學(xué)會(huì)定義更重要的項(xiàng)目，學(xué)會(huì)管理好真正重要的項(xiàng)目，你才能再上一個(gè)更高的臺(tái)階。
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