“外婆家”是著名的餐飲連鎖品牌，經(jīng)過(guò)13年的發(fā)展，已從一家路邊店成長(zhǎng)為擁有50余家連鎖分店的杭州餐飲航母，直營(yíng)門店遍布北京、沈陽(yáng)、上海、無(wú)錫、蘇州、杭州、合肥、寧波等地。同時(shí)，多品牌運(yùn)作取得了成果，相繼開(kāi)創(chuàng)了 “指福門”、“速堡”、“第二樂(lè)章”、“運(yùn)動(dòng)會(huì)”等針對(duì)不同消費(fèi)群體的中餐品牌。
自成立以來(lái)，通過(guò)穩(wěn)健經(jīng)營(yíng)和規(guī)范管理，隨著企業(yè)的快速發(fā)展、跨區(qū)域擴(kuò)張，使之管理能力快速提升與之相匹配。而餐飲業(yè)作為勞動(dòng)密集型產(chǎn)業(yè)，人力資源管理問(wèn)題自然比較突出，如何建立起覆蓋多個(gè)地區(qū)、眾多門店、全集團(tuán)5000多名員工的有效的人力資源管理體系成為我們面臨的一個(gè)挑戰(zhàn)。
以杭州為基地，輻射長(zhǎng)三角并進(jìn)軍全國(guó)一線城市。
一、e-HR建設(shè)的背景
借鑒跨國(guó)餐飲企業(yè)經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)對(duì)信息化建設(shè)一直很重視。在新店開(kāi)張的同時(shí)，就同步進(jìn)行信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃。隨著公司高速發(fā)展，人力資源管理信息化也被提上了議事日程。
1、外婆家連鎖經(jīng)營(yíng)、跨區(qū)域拓展的發(fā)展模式產(chǎn)生了集團(tuán)管控的需求，秉承一貫的標(biāo)準(zhǔn)化管理思路，外婆家采用了相對(duì)集權(quán)的運(yùn)營(yíng)管控模式。比如，所有分店的人員信息、勞動(dòng)合同等紙質(zhì)資料都統(tǒng)一上交到集團(tuán)人力資源部存檔管理。這種管理方式在強(qiáng)化了統(tǒng)一規(guī)范的同時(shí)，卻也給各門店的資料調(diào)用帶來(lái)很大不便。
2、同時(shí)，由于各門店人力資源管理人員能力參差不齊，造成集團(tuán)人力資源部制定的各項(xiàng)政策、制度和流程在執(zhí)行中往往大打折扣，難以得到有效的貫徹實(shí)施。
3、《勞動(dòng)合同法》頒布實(shí)施以來(lái)，國(guó)家對(duì)勞動(dòng)關(guān)系的調(diào)控逐漸加強(qiáng)，勞動(dòng)密集型行業(yè)首當(dāng)其沖地受到巨大影響。在此情況下，如果各門店勞動(dòng)關(guān)系管理不規(guī)范，就將面臨較大的勞動(dòng)糾紛風(fēng)險(xiǎn)，這將進(jìn)一步對(duì)公司品牌構(gòu)成影響。
4、連鎖餐飲業(yè)普遍面臨著門店分散、人員眾多的問(wèn)題，考勤、招聘、薪資發(fā)放等基礎(chǔ)性管理一方面耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，另一方面由于點(diǎn)多面廣又很容易出現(xiàn)差錯(cuò)。
5、餐飲業(yè)的一個(gè)重要特點(diǎn)就是人力密集，企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)人員的增長(zhǎng)，外婆家在高峰期每月面對(duì)百人以上的員工數(shù)量增加，人力資源部要面對(duì)大量的入職、離職等事務(wù)性工作帶來(lái)了巨大的壓力。
6、同時(shí)，在企業(yè)快速發(fā)展、人員較快增長(zhǎng)的情況下，如果僅僅依靠紙質(zhì)手工報(bào)表，人力資源部難以及時(shí)了解各區(qū)域人員的配備情況，各項(xiàng)人力資源決策都可能滯后。
二、e-HR建設(shè)的目標(biāo)
我們明確了人力資源管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的總體方向，和內(nèi)外部專家溝通之后進(jìn)一步細(xì)化了e-HR系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)：
1、建立集中統(tǒng)一的人力資源數(shù)據(jù)平臺(tái)
要整合各地區(qū)、各門店人員信息，建成集團(tuán)統(tǒng)一人力資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)外婆家人力資源信息的完全統(tǒng)一和共享。
2、流程規(guī)范的人力資源業(yè)務(wù)平臺(tái)
基于信息化平臺(tái)打造規(guī)范的人力資源業(yè)務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)從總部到門店的人力資源業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一規(guī)范，強(qiáng)化集團(tuán)人力資源管控，規(guī)避潛藏的勞動(dòng)糾紛風(fēng)險(xiǎn)。
3、高效運(yùn)作的人力資源管理平臺(tái)
利用信息平臺(tái)，大幅度提高人力資源管理工作效率。運(yùn)用先進(jìn)的IT技術(shù)，打破時(shí)間、地域的限制，使業(yè)務(wù)人員從容應(yīng)對(duì)繁瑣的人員信息處理和行政事務(wù)，節(jié)省時(shí)間、減少差錯(cuò)、提高效率和管理水平。
4、直觀準(zhǔn)確的決策支持平臺(tái)
通過(guò)e-HR系統(tǒng)建設(shè)，要為公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)構(gòu)建一個(gè)決策支持平臺(tái)，為公司高層實(shí)時(shí)提供各項(xiàng)人力資源統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)挖掘，為公司人力資源決策提供依據(jù)。
三、e-HR系統(tǒng)應(yīng)用情況與價(jià)值
我們對(duì)國(guó)內(nèi)e-HR廠商進(jìn)行了深入考察，宏景軟件以成熟的產(chǎn)品、高度的需求匹配度和可信賴的實(shí)施服務(wù)能力脫穎而出。從2011年8月8日到2011年10月20日，在雙方項(xiàng)目組的緊密配合下，外婆家人力資源管理系統(tǒng)如期成功上線。上線前，項(xiàng)目組分別對(duì)集團(tuán)人力資源部、區(qū)域負(fù)責(zé)人、門店e-HR操作人員進(jìn)行了分批次培訓(xùn)，并制作了各角色人員應(yīng)用系統(tǒng)的視頻，保證了系統(tǒng)上線后的運(yùn)行順暢。
外婆家e-HR系統(tǒng)上線運(yùn)行以來(lái)，人力資源管理狀況發(fā)生了巨大改變：
1、人力資源管理業(yè)務(wù)流程化、規(guī)范化、可監(jiān)控
通過(guò)e-HR系統(tǒng)辦理各項(xiàng)人力資源業(yè)務(wù)，減少了人為因素影響，保證了數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)更加合理，效率全面提高。系統(tǒng)中按照員工在企業(yè)中的生命周期配置了入職、合同簽訂、轉(zhuǎn)正、晉升、離職等全過(guò)程業(yè)務(wù)流程，覆蓋了人事、合同、勞資等各項(xiàng)基本業(yè)務(wù)，主要包括：
人員進(jìn)入——薪資核定——社保繳費(fèi)核定；
人員試用期——定崗定級(jí)——薪資核定；
人員崗位變動(dòng)——薪資變動(dòng)；
人員調(diào)出——薪資停發(fā)——社保繳費(fèi)停繳等。
e-HR系統(tǒng)使分店、分公司與總部之間明確了各層級(jí)的職責(zé)分工、全面實(shí)現(xiàn)了流程化管理，確保人力資源管理業(yè)務(wù)的統(tǒng)一規(guī)范；各項(xiàng)業(yè)務(wù)都能夠自動(dòng)觸發(fā)預(yù)警，將業(yè)務(wù)推送給相關(guān)人員，變“人找事”為“事找人”，杜絕了某項(xiàng)工作被人為遺漏的被動(dòng)局面；系統(tǒng)還提供了流程監(jiān)控功能，各區(qū)域主管可通過(guò)系統(tǒng)即時(shí)掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)辦理情況。目前外婆家內(nèi)部的基礎(chǔ)人力資源管理業(yè)務(wù)完全基于宏景e-HR系統(tǒng)完成，大量的入職、調(diào)崗、定薪、離職等日常業(yè)務(wù)統(tǒng)一規(guī)范。
這樣，集團(tuán)總部對(duì)下屬門店人力資源管理的管控就能夠落到實(shí)處，克服了人員能力對(duì)制度執(zhí)行的影響，降低了勞動(dòng)用工的風(fēng)險(xiǎn)。
2、考勤快速填報(bào)、匯總
對(duì)于外婆家這樣一家跨區(qū)域的大型餐飲連鎖企業(yè)來(lái)說(shuō)，要把人力資源管理工作中最基本的考勤這一環(huán)節(jié)做好卻很不容易。由于餐飲服務(wù)行業(yè)的特點(diǎn)，外婆家工作時(shí)間都由各門店根據(jù)當(dāng)?shù)匦枰_定，沒(méi)有規(guī)律的考勤規(guī)則。這就給我們進(jìn)行考勤匯總帶了極大的困難，并進(jìn)一步影響到員工工資核算和發(fā)放。
2011年9月份起，外婆家各門店啟用e-HR系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上考勤填報(bào)，各分店考勤員利用系統(tǒng)上報(bào)各自店員的考勤情況。這種方式省去了以往考勤上報(bào)的復(fù)雜流程，考勤數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確，讓過(guò)去每月都耗費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行的考勤匯總核算工作僅需要半天時(shí)間就全部完成。
3、大幅提高工作效率和準(zhǔn)確度
集中管控的方式客觀上會(huì)增加總部人力資源部門的工作量，而且必將隨著門店和員工數(shù)量的快速增加，人力資源部工作量將增加更快。以薪酬為例，以往每月工資處理的工作量很大，再加上工資制度不斷調(diào)整變化，更加大了人力資源部的工作負(fù)擔(dān)。
薪資是涉及到員工切身利益，因此備受關(guān)注、十分敏感。薪資管理經(jīng)過(guò)了三個(gè)月的在線試運(yùn)行，證明系統(tǒng)穩(wěn)定可靠、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，然后才正式過(guò)渡到系統(tǒng)。目前，只要根據(jù)各分店考勤填報(bào)匯總完畢、審批通過(guò)，系統(tǒng)就可以自動(dòng)完成工資計(jì)算，且工資數(shù)據(jù)就可以與社保、公積金、個(gè)稅快速聯(lián)動(dòng)，而上述計(jì)算中的基數(shù)、繳費(fèi)比例、稅率和計(jì)算規(guī)則等都可以自由設(shè)定；這樣就大大減少了薪酬專員大量繁瑣的薪資處理工作，也避免了人員操作失誤而引起工資的誤發(fā)，大大提高了工作的準(zhǔn)確性。
4、多樣化的統(tǒng)計(jì)圖表，支持領(lǐng)導(dǎo)決策，提升管控能力
宏景e-HR系統(tǒng)具有強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)報(bào)表功能，將外婆家個(gè)性化的報(bào)表需求納入系統(tǒng)，能夠?qū)Q策所需的各類數(shù)據(jù)快速匯總。
過(guò)去，各門店人員信息每月匯總一次，主要方式是一家家地傳真或電話詢問(wèn)，不僅耗時(shí)費(fèi)力、成本高，而且數(shù)據(jù)滯后、差錯(cuò)不斷。而目前外婆家各分店的人員信息的按日匯總，只要各分店按時(shí)在線填報(bào)日?qǐng)?bào)，人力資源部就能立即獲得各店數(shù)據(jù)、實(shí)現(xiàn)匯總。下圖是外婆家的日?qǐng)?bào)表。
外婆家借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了人力資源管理模式的升級(jí)，基于統(tǒng)一的人力資源管理平臺(tái)，規(guī)范的管理流程得到有效執(zhí)行，我們從繁忙的事務(wù)壓力中得到了釋放，及時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)為科學(xué)決策提供了數(shù)據(jù)支撐。在e-HR系統(tǒng)的幫助下，我們進(jìn)一步理順了對(duì)人才隊(duì)伍的管理，為企業(yè)跨區(qū)域發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
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