大同證券是1988年5月經(jīng)中國人民銀行總行批準(zhǔn)成立的股份制非銀行金融機(jī)構(gòu)，是中國證券史上最早成立的證券公司之一。成立20余年來，大同證券始終堅(jiān)持“誠信立業(yè) 穩(wěn)健經(jīng)營 規(guī)范發(fā)展 求實(shí)創(chuàng)新”的企業(yè)宗旨，由地域性券商發(fā)展為全國性券商，目前轄37家分支機(jī)構(gòu)，遍布13個(gè)省、自治區(qū)、直轄市、特別行政區(qū)歷經(jīng)中國資本市場的風(fēng)雨洗禮，逐步成長為一家富有專長的金融服務(wù)商。
快速擴(kuò)張下的管理需求
大同證券近年來的快速擴(kuò)張對人力資源管理提出了越來越高的要求：
一是隨著公司全國布局，外地分支機(jī)構(gòu)紛紛設(shè)立，如何實(shí)現(xiàn)對眾多外地分支機(jī)構(gòu)的有效管理成為一個(gè)挑戰(zhàn)。企業(yè)抓住機(jī)遇快速擴(kuò)張的同時(shí)卻面臨著管理不規(guī)范不到位的風(fēng)險(xiǎn)，先亂后治這個(gè)痛苦過程似乎難以避免。
二是公司規(guī)模的擴(kuò)張帶來人力資源管理工作量的不斷增加。如果要管理到位，就必須大量增加各分支機(jī)構(gòu)和總部HR人員數(shù)量。而在公司較為嚴(yán)格的成本控制下，人員較大增長獲批的可能性較小。因此，只有提高工作效率一個(gè)途徑可行。一個(gè)很簡單的例子，勞動合同管理要求在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成試用期轉(zhuǎn)正、續(xù)簽或解除工作，人員增加大大增加了這類事務(wù)工作的工作量，工作錯(cuò)漏就會帶來勞動糾紛風(fēng)險(xiǎn)。
三是企業(yè)對人力資源管理規(guī)范化和精細(xì)化要求越來越高。證券行業(yè)的特殊性讓這一問題更為突出，比如，證券行業(yè)從業(yè)人員需要各類資質(zhì)，對人員資質(zhì)管理必須全面、準(zhǔn)確，否則將使公司面臨違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)；再如，由于人員分散在各個(gè)營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)，考勤這個(gè)看似不成問題的工作也難以監(jiān)控，某些營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)管理松弛而影響到工作秩序。
四是證券行業(yè)作為一個(gè)知識密集型行業(yè)，人才受到各級管理者的高度關(guān)注，不同層面管理者需要及時(shí)掌控所轄范圍內(nèi)的人力資源管理狀況。傳統(tǒng)的管理方式下，只有公司領(lǐng)導(dǎo)提出數(shù)據(jù)要求，人力資源部才趕快核對、測算數(shù)據(jù)。公司一位領(lǐng)導(dǎo)說，你們能不能像業(yè)務(wù)系統(tǒng)那樣讓我實(shí)時(shí)地看到這些數(shù)據(jù)呢。很顯然，現(xiàn)有的工作方式已經(jīng)滯后于公司領(lǐng)導(dǎo)對決策數(shù)據(jù)的需求。
五是人力資源管理工作方式必須加快轉(zhuǎn)型。一方面，證券行業(yè)特點(diǎn)決定了公司員工主體是高素質(zhì)知識型員工，人力資源服務(wù)方式必須更加主動、透明；另一方面，要讓各級管理人員參與到人力資源管理中來，成為人力資源管理的主體，否則人力資源管理就無法走出人力資源部。
經(jīng)過與同行的參觀交流，大同證券認(rèn)識到相對于公司整體信息化水平，人力資源信息化相對滯后，確定必須加強(qiáng)人力資源信息化建設(shè)。大同證券決定與宏景軟件共同打造e-HR系統(tǒng)，項(xiàng)目于2012年8月正式啟動，e-HR系統(tǒng)于2012年12月上線運(yùn)行
e-HR下的管理提升
1. 建立人力資源信息平臺
基于宏景e-HR建立起覆蓋總部和所有分支機(jī)構(gòu)的人力資源信息平臺，大同證券建成了完備準(zhǔn)確的人力資源數(shù)據(jù)庫。但是，隨之而來的問題是，數(shù)據(jù)必須隨著人員變動動態(tài)調(diào)整，否則很快這個(gè)數(shù)據(jù)庫就變得信息滯后、不準(zhǔn)確。這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔和Excel管理方式不可避免的問題。
在e-HR條件下，基礎(chǔ)信息與人力資源流程相關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)自動根據(jù)人力資源流程實(shí)現(xiàn)對基礎(chǔ)信息相關(guān)字段的更新。這就解決了大同證券之前OA系統(tǒng)進(jìn)行流程審批，但卻無法對數(shù)據(jù)自動歸檔的問題。另外，在系統(tǒng)建設(shè)中將一部分字段如住址、婚姻狀況等權(quán)限授予員工個(gè)人，允許員工自己通過自助平臺進(jìn)行維護(hù)，經(jīng)過審核后歸檔。這樣就保證了人力資源信息平臺數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確。
2. 以信息化手段大幅度提升管理效率
e-HR的建成將大量重復(fù)性事務(wù)工作轉(zhuǎn)為自動完成，或只需簡單操作即可實(shí)現(xiàn)，主要體現(xiàn)為如下幾個(gè)方面：
一是工資核算與發(fā)放。傳統(tǒng)上這類工作都需要手動計(jì)算，而在e-HR條件下，每個(gè)月薪酬主管只需將績效、考勤數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)，系統(tǒng)就自動完成所有人員的工資核算，生成規(guī)定格式的銀行報(bào)盤數(shù)據(jù)，與工資相關(guān)聯(lián)的保險(xiǎn)和公積金計(jì)算也同步完成。
二是各類統(tǒng)計(jì)工作變得輕松快捷。公司定期要向證券監(jiān)督管理部門上報(bào)多張報(bào)表，而傳統(tǒng)的手工填報(bào)耗時(shí)費(fèi)力且難以保證準(zhǔn)確性�，F(xiàn)在，在實(shí)施中已經(jīng)將表單預(yù)置到系統(tǒng)中，一鍵點(diǎn)擊，自動取數(shù)、生成報(bào)表。表樣有變化也不怕，利用系統(tǒng)中的報(bào)表工具可以方便地完成表樣修改。
三是系統(tǒng)可以設(shè)置各類預(yù)警，實(shí)現(xiàn)預(yù)警提醒和任務(wù)推送。比如，前面列舉的合同管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)，都可方便地設(shè)置預(yù)警提示，系統(tǒng)自動向相關(guān)業(yè)務(wù)人員桌面上推送提示信息，點(diǎn)擊鏈接即可辦理業(yè)務(wù)。不是靠人腦去記著這個(gè)業(yè)務(wù)那項(xiàng)工作，而是讓“事”找“人”，避免工作遺漏。
3. 通過信息化流程保證人力資源基礎(chǔ)工作規(guī)范執(zhí)行
流程化是規(guī)范管理的必然要求，但依靠人對人的督促來強(qiáng)化流程執(zhí)行往往事倍功半，各個(gè)節(jié)點(diǎn)的推進(jìn)和監(jiān)督耗費(fèi)大量管理成本。大同證券將員工入職、試用期滿轉(zhuǎn)正、合同簽訂以及變更、內(nèi)部調(diào)動、從業(yè)資格審批、人員離職等人力資源基礎(chǔ)工作全部流程化、信息化。通過信息化手段，從根本上解決了流程執(zhí)行中的規(guī)范和時(shí)效性問題。
同時(shí)，流程的信息化讓所有的業(yè)務(wù)操作都變得可視化、可監(jiān)督。業(yè)務(wù)人員只需要登錄業(yè)務(wù)平臺就可以直觀地看到每個(gè)業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)到哪個(gè)節(jié)點(diǎn)，方便進(jìn)度控制，提高工作效率。
4. 基于BS架構(gòu)加強(qiáng)分支機(jī)構(gòu)管控
信息化在對外地分支機(jī)構(gòu)的管理中發(fā)揮了很重要的作用。證券企業(yè)雖然分支機(jī)構(gòu)眾多，但各分支機(jī)構(gòu)管理模式完全相同，因此適用于大集中的管理模式�；�e-HR系統(tǒng)的BS架構(gòu)以及系統(tǒng)授權(quán)，各分支機(jī)構(gòu)的所有業(yè)務(wù)都納入到統(tǒng)一的信息化平臺上，各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行和逐級審批，同時(shí)總部人力資源部門可以基于業(yè)務(wù)平臺進(jìn)行監(jiān)督。
另外，e-HR系統(tǒng)大大加速了一個(gè)新設(shè)分支機(jī)構(gòu)管理規(guī)范化的進(jìn)程，強(qiáng)化了組織復(fù)制和擴(kuò)張能力。一個(gè)分支機(jī)構(gòu)不會經(jīng)歷前面所說的先亂后治，而只需要按照e-HR系統(tǒng)規(guī)范的流程完成各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作即可。
5. 通過自助平臺實(shí)現(xiàn)人力資源轉(zhuǎn)型
e-HR系統(tǒng)的實(shí)施，促進(jìn)了大同證券人力資源管理的逐步轉(zhuǎn)型。通過自助平臺，員工可以自主地查看公司人力資源管理制度、個(gè)人考勤休假情況、薪酬個(gè)稅及社保等信息。這對于人手一臺電腦，適應(yīng)電子化工作方式的證券從業(yè)人員而言，符合了其工作習(xí)慣，提高了人力資源管理透明度。除了上面這些信息查詢功能，各級管理者還能夠進(jìn)一步在線完成各類相關(guān)業(yè)務(wù)審批，便捷地參與到人力資源管理中去。企業(yè)高層管理者可以隨時(shí)主動掌握各類人力資源信息，從而為相關(guān)決策提供支持。
大同證券的人力資源信息化工作一經(jīng)啟動，在很大程度上解決了諸多瓶頸問題，提高了人力資源管理效率，強(qiáng)化了管理規(guī)范的落實(shí)執(zhí)行。今后將通過e-HR的深化應(yīng)用，推動人力資源管理轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)對公司快速擴(kuò)張的有效支撐。
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