崗位工作量調(diào)查，也稱為“崗位工作飽滿度測試”，它是公司領(lǐng)導(dǎo)和人力資源管理部門了解本單位在崗員工工作狀況的主要手段，同時也是各單位進行定崗定編的重要依據(jù)，它對各單位的人力資源管理工作具有較強的現(xiàn)實意義。而很多單位在開展這項工作時往往感覺非常棘手，經(jīng)常因推行困難而不了了之或半途而廢。歸納起來，主要有以下幾方面的問題：一是缺乏科學(xué)有效的操作方法，導(dǎo)致調(diào)查結(jié)果形式各異，無法比較；二是缺乏明確的衡量標準，對調(diào)查結(jié)果不能進行有效判別；三是受制于本單位人員能力素質(zhì)和管理制度的制約，調(diào)查結(jié)果沒有反映崗位真實情況。以上問題如果得不到有效解決，崗位工作量調(diào)查就難以達到預(yù)期的效果，對人力資源管理的指導(dǎo)意義也就大打折扣。筆者根據(jù)以前項目上的經(jīng)驗，總結(jié)出一套崗位工作調(diào)查的方法，在實際運用中可以較好地應(yīng)對以上提到的問題，并得到了客戶認可，現(xiàn)提出來與大家分享。
這套方法是從工作分析入手，首先明確崗位的具體工作職責，并將職責細化為日常的工作步驟，然后對這些工作步驟的完成時間進行統(tǒng)計，與預(yù)先設(shè)計好的崗位工作判定標準進行對比，結(jié)合崗位任職人員的能力素質(zhì)，對各崗位的工作量進行評估判斷，最后根據(jù)本單位實際情況和未來經(jīng)營目標，對崗位設(shè)置合理性進行評判，對相關(guān)崗位職責提出調(diào)整以及對崗位編制提出建議。在上述步驟中，明確崗位工作職責是屬于工作分析的范疇，在很多文章中均有闡述，因此不作為本文討論的重點，本文是從崗位工作職責明晰以后入手，重點討論如何進行崗位工作量調(diào)查。
一、設(shè)定崗位工作量化判定標準
崗位工作量化判定標準從崗位工作量、崗位工作結(jié)構(gòu)和崗位工作強度入手，根據(jù)經(jīng)驗數(shù)據(jù)，確定相應(yīng)標準，以此作為判斷崗位設(shè)置依據(jù)是否充分以及崗位是否需要調(diào)整的依據(jù)。如下表所示：
量化判定標準 |
1、崗位工作量標準
·工作量百分比法：工作量飽滿度＝崗位有效工作時間/平均正常工作日×%；如崗位年實際工作量/年有效工作日（250天）%；一般飽滿度達到70%以上時，說明崗位工作量飽滿
·很飽滿：90%以上；飽滿：70%-90%；基本飽滿：50%-70%；不飽滿：50%以下 |
|
2、崗位工作結(jié)構(gòu)標準
·按照日常性工作、階段性和臨時性工作劃分，日常性工作是依據(jù)現(xiàn)有組織目標和職能展開的工作，日常性工作量/總工作量%，比值在50%以上，說明崗位設(shè)置依據(jù)充分，一般應(yīng)占工作量的60%以上
·如果日常性工作低于50%，說明崗位工作量不穩(wěn)定，會出現(xiàn)時而飽滿，時而不飽滿的情況 |
|
3、崗位工作強度分布標準
·如果崗位工作量在一段時間內(nèi)的總量正常，但主要集中的某段時間，造成這段時間工作量出現(xiàn)了波峰（一天工作量為達到10小時以上），而其余時間出現(xiàn)了波谷（一天的工作量不足4小時）
·持續(xù)每天工作時間在10小時以上，且這樣的工作日占全年有效時間的30％以上，應(yīng)認為工作強度分布不均 |
二、進行崗位工作量調(diào)查
一般來說，每個崗位的工作可以劃分為日常性工作、階段性工作和臨時性工作。日常性工作指每天重復(fù)做的工作，階段性工作指每周/月/季/年做的工作，臨時性工作指上級單位/領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門臨時安排或突發(fā)性的工作。根據(jù)崗位工作職責，填寫工作調(diào)查問卷，將崗位職責細化為日常的工作步驟，對每一工作步驟進行現(xiàn)場觀察并統(tǒng)計完成每一步工作所耗費的時間，對照崗位工作量化判定標準，對崗位工作飽滿度進行初步判斷。以某公司產(chǎn)品調(diào)運計劃崗為例，如下表所示：
崗位 |
產(chǎn)品調(diào)運計劃崗 |
|
日常性工作 |
工作內(nèi)容 |
工作時間（小時） |
|
早會報表制作 |
0.25 |
|
調(diào)運計劃的監(jiān)控 |
0.5 |
|
與業(yè)務(wù)員協(xié)調(diào)解決發(fā)運問題 |
1 |
|
前沿銷售需求統(tǒng)計分析 |
0.5 |
|
產(chǎn)品直發(fā)單據(jù)打印、記錄和分類 |
0.5 |
|
均衡性監(jiān)控 |
0.33 |
|
工間操 |
0.33 |
|
日工作量總計(小時) |
3.41 |
|
日工作飽滿度 |
43% |
|
日工作飽滿度判斷 |
不飽滿 |
|
階段性工作 |
工作內(nèi)容 |
周 |
月度 |
季度 |
年度 |
|
調(diào)運計劃的修改、變更與取消（可能性工作） |
0.8 |
|
|
|
|
鍛煉身體 |
0.13 |
|
|
|
|
小計 |
0.93 |
0 |
0 |
0 |
|
階段性工作量總計（天/年）（小時/天） |
46.50 |
1.49 |
|
年度工作量統(tǒng)計（不含突發(fā)性工作） |
年工作量總計（天） |
153.1 |
|
年工作量飽滿度 |
61% |
|
年工作飽滿度判斷 |
基本飽滿 |
|
突發(fā)性工作 |
工作內(nèi)容 |
周 |
月度 |
季度 |
年度 |
|
臨時性工作安排 |
|
0.5 |
|
|
|
小計 |
0 |
0.5 |
0 |
0 |
|
突發(fā)性工作量總計（天/年）（小時/天） |
6.00 |
0.19 |
|
年度工作量統(tǒng)計 |
年工作量總計（天） |
159.1 |
|
年工作量飽滿度 |
64% |
|
年工作飽滿度判斷 |
基本飽滿 |
|
崗位工作結(jié)構(gòu)分析 |
日常工作占總工作量比例 |
67% |
|
崗位工作結(jié)構(gòu)判斷 |
合理 |
需要說明的是，當崗位存在一崗多人時，可以多選擇一些人員進行觀察統(tǒng)計，這樣得到的數(shù)據(jù)更加客觀。此外，通過對該崗位上多個人員工作量統(tǒng)計結(jié)果，可以得到每一工作步驟的最快工作時間，將各步驟的最快工作時間累加，即得到該崗位完成所有工作的最快工作時間。以此作為標桿，鼓勵在崗人員向標桿工作時間看齊，以提高工作效率。
三、對崗位設(shè)置進行判定
有了崗位工作量化判定標準和各崗位工作量調(diào)查結(jié)果，即可對崗位設(shè)置合理性進行判斷并提出相應(yīng)建議。以下以某公司調(diào)運處為例，通過對該部門各崗位在崗人員的工作量調(diào)查統(tǒng)計結(jié)果，得出崗位調(diào)整建議。如下表所示：
調(diào)運處崗位設(shè)置判定表
崗位名稱 |
崗位目標與部門職能 |
崗位設(shè)置依據(jù) |
崗位工作結(jié)構(gòu) |
崗位工作強度分布 |
崗位工作量 |
崗位調(diào)整建議 |
|
調(diào)運計劃崗（負責人） |
匹配 |
充分 |
合理 |
均勻 |
基本飽滿 |
保留 |
|
調(diào)運計劃崗 |
匹配 |
充分 |
合理 |
均勻 |
基本飽滿 |
保留 |
|
產(chǎn)品買 斷崗 |
匹配 |
充分 |
合理 |
均勻 |
基本飽滿 |
保留，工作需要強化 |
|
綜合統(tǒng)計崗 |
匹配 |
充分 |
基本合理 |
基本均勻，月底至下月8號工作集中，需要加班 |
基本飽滿 |
保留 |
|
商務(wù)處理崗 |
匹配 |
充分 |
合理 |
均勻 |
基本飽滿 |
保留 |
|
費用審核崗 |
匹配 |
充分 |
不合理 |
基本均勻，以階段性工作為主。ERP完善后，上半月工作會減少很多 |
基本飽滿 |
保留，待ERP完善后，可兼任部門其他職責，或撤銷此崗位，職責由其他崗位兼任 |
通過以上操作步驟，比較清楚地對崗位的工作量進行了判定，并得出了崗位調(diào)整建議。需要提醒的是，在操作過程中，需要注意以下幾點：
1、區(qū)別崗位工作性質(zhì)的不同
根據(jù)崗位工作結(jié)構(gòu)特點的不同，崗位可以分為以日常性工作為主的崗位和以非日常性工作為主的崗位。以上方法更適用于絕大部分以日常性工作為主的崗位。對于以非日常性工作為主的崗位（如行政事務(wù)崗位或技術(shù)研發(fā)崗位），可以采用一些變通的方法，比如將日常性工作的界定范圍從每天擴大到每周，或者只對崗位全年工作量進行判定，而不再對崗位日常工作量進行評估等。
2、內(nèi)部專家的選定
在崗人員的工作時間測出后，除非對崗位的工作特點非常熟悉，否則第三方是無法對在崗人員所耗費時間的合理性進行準確評判的，而從外部尋找標桿崗位的數(shù)據(jù)又非常困難。因此，組建單位內(nèi)部的專家評審組就非常有必要，內(nèi)部專家必須由對崗位工作特點非常了解的人員組成，一般是由部門主管領(lǐng)導(dǎo)、公司高層、公司資深員工等共同組成，這些人能夠比較好地結(jié)合本單位實際情況和人員水平對崗位的工作耗費時間做出合理評價。
3、公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工素質(zhì)的影響
由于企業(yè)所處的環(huán)境及其各種條件變化越來越快，在某一時間段上做出的崗位工作量調(diào)查只可能在本時間段內(nèi)有意義。隨著企業(yè)內(nèi)、外部情況和員工能力素質(zhì)的不斷變化，很難有一個“絕對正確、完全適用和一成不變”的統(tǒng)計結(jié)果，它主要還是服從于企業(yè)總體目標要求，在不斷變化中調(diào)整，是個動態(tài)調(diào)整的過程。我們建議各單位在每年的發(fā)展中，注重積累歷史數(shù)據(jù)，進行崗位工作量的動態(tài)分析與預(yù)測，以滿足經(jīng)營管理的實際需要。
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