如果想嘗試令人不快的體驗，可以讀一下著名兒童圖書《亞歷山大和糟糕透頂?shù)囊惶臁罚ˋlexander and the Terrible, Horrible, No Good, Very Bad Day）。亞歷山大和家人去爸爸辦公室接他，結(jié)果在那里制造了一大堆麻煩。但今天的讀者感到最奇怪的應(yīng)該是爸爸辦公桌的插圖。上面有電話、文件、書籍，但就是沒有電腦，因為朱迪思•維奧斯特的這本書首次出版是在1972年。
所以，我們知道，在1972年，上班族在電子郵件上不會花一丁點時間。然而，四十年過去了，如今，查看電子郵件已經(jīng)成了工作的代名詞，甚至似乎要成為我們工作生活的全部。
2012年7月，麥肯錫全球研究所（McKinsey Global Institute）公布的“社交經(jīng)濟(jì)”報告中指出，普通知識型員工28%的上班時間都在處理電子郵件。如果你每周工作50個小時，則代表有14個小時花在了處理郵件上。麥肯錫的報告顯示，通過充分利用社交協(xié)作平臺，員工可以將處理電子郵件的效率提高25% - 30%，進(jìn)而節(jié)省約7% - 8.5%的時間用于其他工作。但如果你所在的公司不打算在這類平臺上花錢，本文將為提供一些可操作的方法，讓你不至于在電子郵件上面花費(fèi)那么多時間：
1. 取消郵件訂閱。
電子郵件管理服務(wù)提供商Baydin分析了500萬封電子郵件后發(fā)現(xiàn)，普通電子郵件用戶平均每天收到147條信息，其中會刪除71條（48%）。每刪除一條平均需要3.2秒。聽起來并不算多，也就是每天4分鐘而已，但如果你每周工作時間刪除350封郵件，則需要花費(fèi)20分鐘，全年累加起來超過16個小時。
或許，我們可以換個角度來看：據(jù)“美國人時間使用情況調(diào)查”（American Time Use Survey）顯示，孩子不滿六歲的已婚在職父親每天給孩子讀書的時間平均僅有2.4分鐘，還不到普通電子郵件用戶用于刪除電子郵件的時間。要想擺脫收件箱帶給你的麻煩，就得取消你不會閱讀的列表，停止訂閱任何商業(yè)信息。
2. 停止使用文件夾。
卡耐基梅隆大學(xué)（Carnegie Mellon University）的一篇論文指出，32%的電子郵件用戶同意一種說法：“只要讀完的信息，我就會立即把它歸類到文件夾中�！睔w類似乎很有效率，但Baydin公司CEO亞歷克斯•摩爾認(rèn)為，未來需要再次查找郵件時，你會發(fā)現(xiàn)，根據(jù)不同項目或聯(lián)系人創(chuàng)建文件夾是效率最低的一種方式，即便是憑借自己對收件時間的模糊記憶，在收件箱中滾動查找的效率，也比之高出不少。如果你想清空收件箱，可以創(chuàng)建一個“歸檔”文件夾，但如果需要查找信息，則可以使用郵箱的搜索功能。
3. 在正確的時間發(fā)送電子郵件。
根據(jù)Baydin的分析，普通電子郵件用戶每天會寫40條信息，但如果沒人讀這些信息，它們就沒有任何作用。比如，摩爾發(fā)現(xiàn)，早上六點鐘發(fā)送的信息與之后任何時間發(fā)送的信息相比，被打開的幾率更高。另外，午飯后也是閱讀信息的一個小高潮期。他說：“如果你想請求某人做某事，在對方血糖升高之后，你便越有可能實現(xiàn)自己的目的�！�
4. 不要過于頻繁查看電子郵件。
《18分鐘法則：心無旁騖，做正確的事》（ 18 Minutes: Find Your Focus, Master Distraction, and Get the Right Things Done）一書的作者彼得•布雷格曼認(rèn)為，僅僅經(jīng)過一代人，處理電子郵件的時間便從零增長到占個人時間的28%，其中是有原因的。他說：“因為電子郵件造成一種有效工作的假象，所以特別容易讓人分心�！北热�，你本應(yīng)該專心做提案，但你不想這么做。于是，你跑去查看自己的收件箱。他說：“如果看電視不被懲罰，你或許也會去看電視，而不是寫提案�？墒悄憧床涣穗娨暎谑悄憔团苋ゲ榭措娮余]件了�！�
有更好的解決方法嗎？有，那就是分批處理法。布雷格曼每天查看三次電子郵件，并且發(fā)現(xiàn)這種方式可以每周節(jié)省多個小時。他說：“從沒人抱怨沒有及時收到回信。”如果每天查看三次不適合，可以嘗試每一個小時查看一次，集中精力工作40分鐘，然后用20分鐘處理收件箱。如此一來，你會發(fā)現(xiàn)自己的工作效率將會大大提高。
廈門獵頭
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