新的一年已經(jīng)來到，隨之而來的還有在所難免的一波自我提升計劃和新年愿望。除了立誓減肥或戒掉喝咖啡的習(xí)慣之外，何不下決心在2013年成為更優(yōu)秀的管理者呢？
那么，我們該怎么做呢？《華爾街日報》(Wall Street Journal)的記者及管理專家提供了從鍛煉工作技能到避免點擊“回復(fù)所有人”按鈕的一系列建議。
禁用“回復(fù)所有人”功能
“回復(fù)所有人”是被誤用得最多、也是最受詬病的辦公技術(shù)之一。萬一無意中點下這個按鈕，最好的結(jié)果是收件箱可能會塞滿一連串郵件，最糟的結(jié)果是你個人會在全公司面前丟臉。
研究企業(yè)如何管理信息的Information Overload Research集團(tuán)的創(chuàng)始人內(nèi)森•扎德斯(Nathan Zeldes)稱，除了發(fā)射核武器的那個紅色核按鈕之外，“回復(fù)所有人”是會引發(fā)最多麻煩與折磨的一個按鈕。
解決方法？在新的一年，禁用“回復(fù)所有人”按鈕來節(jié)省時間和省卻這些麻煩吧。
有些企業(yè)已經(jīng)開始這么做，比如數(shù)據(jù)研究公司尼爾森(Nielsen)禁止使用“回復(fù)所有人”按鈕已有好幾年時間了。在2009年的一份備忘錄中，該公司首席信息長指出，實施該措施將“減少郵箱中的非必要郵件，節(jié)約時間以及釋放服務(wù)器空間”。尼爾森一名女發(fā)言人稱，該公司34,000名員工電腦屏幕上的這個按鈕依然“顯示為灰色”，雖然他們也有替代功能。
如果你所在的公司依舊在使用“回復(fù)所有人”功能，那么你就自己來開這個先河吧。
微軟公司(Microsoft Corp.)的Outlook郵件系統(tǒng)附帶免費的“勿回復(fù)所有人”(NoReplyAll)加載項，允許用戶阻止收到回復(fù)給所有人的郵件或轉(zhuǎn)發(fā)郵件。此外還有一款名為“回復(fù)所有人監(jiān)控程序”(Reply to All Monitor)的軟件，其售價為14.95美元。每當(dāng)用戶點擊“回復(fù)所有人”按鈕時，它就會彈出消息詢問用戶是否確實想這么做。這款由Sperry Software開發(fā)的軟件還具備其他功能，比如它可以將你的用戶名從某封郵件的收件人列表中移除，如此你便不會收到其他人發(fā)送的回復(fù)所有人的郵件。
迎難而上
對許多人而言，在辦公室花的時間就算是“工作”。然而，不是所有的工作都具有同樣的價值。
心理學(xué)教授K.安德斯•埃里克森(K. Anders Ericsson)指出，做你已經(jīng)知道如何去做的事情與做迫使你全力以赴、能夠提高你技能的事情之間存在差別。埃里克森專門研究杰出表現(xiàn)心理學(xué)，即研究如何讓人們?nèi)プ鲎约荷瞄L做的事情。他說，從事新工作的人常常會花些時間來接受培訓(xùn)以趕上工作進(jìn)度，但是在此之后其能力就有趨于停滯的趨勢。
有一些方法可以幫助你跨越這個停滯階段──以及贏得升職、把握機遇。以下是一些具體的建議：
首先，設(shè)定略微超過你當(dāng)前能力的明晰目標(biāo)，列出能推動你向目標(biāo)邁近的具體行動。以一位風(fēng)投資本家為例，假如他想提高與潛在投資者的通話能促成后續(xù)談話的幾率，其可采取的具體行動包括盡自己的****努力每周給投資者撥打一定數(shù)量這樣的電話，無論其是否喜歡這么做。
其次，希望跨過停滯階段的人還應(yīng)尋求反饋。若無直率甚至是苛刻的反饋，進(jìn)步可能會停滯。那位給投資者打電話的風(fēng)投資本家可以仔細(xì)地記下成功的電話通話與失敗的電話通話的區(qū)別，或者還可以請公司某位合伙人在一旁聆聽然后提供意見。
最后，你還需走出自己的“舒適地帶”，這可不一定會是一種讓人感覺舒服的體驗。如果不受約束的話，許多員工或許整天都在回復(fù)電子郵件。但是，他們應(yīng)該學(xué)會找出方法來鍛煉他們不是非常得心應(yīng)手的技能，就像健美運動員努力消耗肌肉一般。
若要獲得成功，你要做的不僅是早出晚歸。真正出類拔萃的人才會系統(tǒng)地培養(yǎng)非常具有價值的技能。這需要勤加練習(xí)，但人們不一定會想去這么做。
說服的力量
成功的管理者得會說服別人去做事情，這已不是什么秘密。但是我們該如何做到呢？
咨詢公司Influence at Work的行為學(xué)專家史蒂夫•馬汀(Steve Martin)有一些簡單的勸說技巧，他說他利用了這些技巧幫助英國的大型企業(yè)與政府機構(gòu)對顧客與居民施加影響。
馬汀指出，其中一項策略是利用某些社會規(guī)范來創(chuàng)造共識。這可以打動人們以他人為榜樣來采取行動。
他說，在與英國的征稅機構(gòu)合作期間，他發(fā)現(xiàn)自從在納稅申報單中附上“十個英國人中有九個會按時繳稅”這樣的信息后，申報率有所上升，當(dāng)信息指出居民所在城鎮(zhèn)或郵政區(qū)域的按時提交納稅申報單的人數(shù)時，申報率有了進(jìn)一步上升。
他還說，管理者可采取“邊試邊學(xué)”的方法來確立社會規(guī)范。先從小群體或小地方開始，試探消息，看看是否有可加利用的社會規(guī)范。
另一個策略是，在描述一個方案時說明其可能引致的損失而非收益，它能夠造成一種壓力感，進(jìn)而幫助管理者把事情辦成。
馬汀描述了一項研究，在這項研究中，一群高管收到了一個IT項目的提案。對這項提案有兩種描述方式：一種是如果該提案未得到采納，據(jù)預(yù)測公司會虧損500,000美元，另一種則是該提案有可能帶來500,000美元的盈利。在這項研究中，第一種描述方式得到的贊成票是后一種描述方式的兩倍。
最后，馬汀說，倘若我們在談判中找出與對方的共同點，獲得積極成果的可能性幾乎會翻倍。找出你與客戶的共同之處，比如說你們的座駕或是你們孩子的年齡，在開始與他們談合同或是談價格之前把這些共同點傳達(dá)出來。
馬汀說：“影響并不是一門藝術(shù)，有逾 60年的研究與證據(jù)告訴我們可以如何有效地打動他人，我的建議是好好去學(xué)習(xí)這門科學(xué)。”
學(xué)會“折磨”別人
訪問Kayak.com“聯(lián)系我們”頁面的人中大約有三分之一會撥打一個電話號碼。這個電話連至這家旅游公司軟件部門辦公室一部紅色的大電話，辦公室的軟件開發(fā)工程師們負(fù)責(zé)接聽電話，當(dāng)然他們其實都不愿意做這件事情。
該旅游網(wǎng)站的管理者稱，這些電話可讓軟件開發(fā)員與網(wǎng)站保持聯(lián)系，有助于迅速解決故障。這個舉措也表明了折磨作為一種管理工具的價值。
員工們往往希望管理者能更體諒一些，但是人們往往把“體諒”這個想法與“和氣”聯(lián)系在一起。少許控制得當(dāng)?shù)臒⿺_可能有利于讓員工專注于他們否則可能會選擇遺忘的任務(wù)以及提高總的工作效率。
Kayak的創(chuàng)始人保羅•英格里希(Paul English)稱，考慮到軟件開發(fā)員常常更喜歡處理程序而不是人，讓他們直接處理客戶的問題會把他們逼瘋。一旦這些工程師聽到了兩三次同樣的投訴，他們就會停下來修復(fù)代碼。作為額外的獎勵，一位工程師在承擔(dān)了自己的客戶服務(wù)工作后可以把電話（及其刺耳的鈴聲）轉(zhuǎn)交給其他人來處理。
其他一些企業(yè)也找到了一些折磨員工讓其表現(xiàn)得更好的新方法。例如，包括連鎖咖啡館Au Bon Pain在內(nèi)的一些咖啡館向客戶承諾，如果收銀員未向他們提供收銀條，他們就可免費享用一餐。這是一種讓顧客來確保收銀員記錄下交易而非將現(xiàn)金吞入私囊的方法。
在許多情況下，顧客的免費用餐由收銀員而非公司買單，這是一個讓人惱火但又行之有效的自我監(jiān)控的動力。
你或許會認(rèn)為，對員工的更佳表現(xiàn)予以獎勵會比紅色電話或午餐賬單更有效。如果Kayak獎勵員工去找出故障，他們可能會找到，但或許不是以管理者理想的方式。
一位朋友的祖父喜歡列舉沙俄軍隊一位將軍的例子（可能不是真實的）。這位將軍試圖通過給每位找到跳蚤的士兵發(fā)放獎金來解決軍隊中的跳蚤問題。他預(yù)計這些士兵會逐一把跳蚤抓住，直到它們被消滅為止。然而，他卻遭遇到了更大的侵?jǐn)_，因為那些毛發(fā)最濃密的士兵開始養(yǎng)跳蚤來賣給自己的戰(zhàn)友，以便讓每個人都能獲得獎金。
出于同樣的道理，如果你付錢讓軟件程序員來找出軟件的故障，最終你可能會發(fā)現(xiàn)同樣的故障蔓延的問題。每個人都喜歡獎金。
重要的事情是，對什么能夠激勵別人要有切身感受或者要有了解的渠道。有時候，獎勵的效果或許是****的。但在其他時候，一部紅色的大電話最為管用。
-雷•菲斯曼(Ray Fisman)與蒂姆•沙利文(Tim Sullivan)。菲斯曼是哥倫比亞大學(xué)商學(xué)院(Columbia Business School)社會型企業(yè)項目(Social Enterprise Program)的聯(lián)席主任及社會型企業(yè)蘭伯特家族教授(Lambert Family Professor of Social Enterprise)。他們的著作《辦公室的內(nèi)在邏輯》(The Org: The Underlying Logic of the Office)于1月8日出版。
重新制訂“待辦事項表”
你可能會使用某個版本的待辦事項表來記錄需要做的每件事情。此類列表似乎是一個不錯的方法，但是它們只是把事情登記下來，并不會幫助你去完成它們。
如果你所做的只是制訂需完成事項的列表，有很大的可能它們在比你所希望的長得多的時間內(nèi)仍未完成。數(shù)十年來有關(guān)目標(biāo)實現(xiàn)的研究顯示，在采取行動這一問題上，有兩大陷阱會阻礙我們?nèi)プ鑫覀兇蛩阕龅氖虑椤?/FONT>
首先，我們對到底需要做什么事情──為了達(dá)成目標(biāo)必須采取的行動──不夠明確。如果你的目標(biāo)是要給老板留下一個好印象，你必須把這個目標(biāo)分解為若干部分的行動，比如說安排每周見一次面或是按時提交報告。待辦事項表在這個方面或許有用處，只要它們包含的是具體的行動而非模糊的目標(biāo)。
然而，第二個問題，也就是找到機會來采取行動是待辦事項表無法解決的。今天你確實沒時間來做那項工作嗎？什么時候都沒機會回復(fù)那個電話？你或許有時間，但可能在忙其他的事情，或者只是把它忘了，想起來時已經(jīng)太晚了。實現(xiàn)目標(biāo)意味著你要在機會從你的手指間溜走之前把它們抓住。解決之道是──制訂“如果-那么”計劃。
你不僅要決定你需要做什么，還要提前決定何時何地來做�！叭绻�-那么”計劃的一般格式是這樣的──如果……發(fā)生了，那么我就……。
比如說，今天下午到三點鐘時，我要停下手頭的任何事情去做那個項目。如逢周一、周三和周五，我要在上班之前去健身房健身。如果是周二上午，那么我要核查我所有的直接報告。
研究表明，此類規(guī)劃可以訓(xùn)練你的大腦為特定時間的特定行動做好準(zhǔn)備。你會無意識地積極審視你所處的環(huán)境，等待條件（比如說下午三點鐘）的到來。如此一來，當(dāng)下午三點鐘到來時，你更可能會注意到它，然后抓住這個機會來采取你加入計劃當(dāng)中的行動。
為待辦事項表中的每項行動加上時間和地點。如果喜歡的話，你還可把你的待辦事項表轉(zhuǎn)到日歷中，只要你確定為需要做的事情都添加了相應(yīng)的時間與地點這樣的詳細(xì)信息。
廈門獵頭公司
您當(dāng)前位置: 
.png)